Kvalitní písemný dokument je vizitkou vaší firmy

Písemný projev je technicky nejobtížnější formou komunikace. Vyžaduje určité schopnosti, porozumění textu a kreativitu. Podle písemného projevu posuzují naše kvality. Psaný dokument nás vlastně zastupuje v naší nepřítomnosti. Písemný kontakt je v porovnání s telefonní a e-mailovou komunikací pomalý, drahý a vyžaduje čas.
Každý obchodní dokument vznikáz nějakého praktického důvodu, za určitým účelem a sleduje konkrétní výsledek.
Pokud chceme napsat kvalitní dokument, musíme začít volbou vhodné písemné formy projevu.

Jak poznáme kvalitní dokument:
·         Vyjadřuje svůj účel jasně a efektivně
·         Sděluje jen to, co si autor přeje říci
·         Text neodbíhá od tématu
·         Přináší dobré výsledky

Kdy je vhodný písemný kontakt
·         Když potřebujeme trvalý záznam
·         Jestliže jde o komplikované sdělení
·         Potřebujeme kopie pro více čtenářů
·         Pokud je adresát fyzicky nedosažitelný, nebo je problém ho zastihnout. Nemáme však záruku, že si náš dopis přečte, zvláště když jde o vysoce postavenou osobu, které chodí denně mnoho korespondence.
·         Pokud chceme zapůsobit oficiálně a závažně. Písemný dokument v sobě zahrnuje určitou autoritu a apel. Může pohnout k nějaké akci snadněji než telefonní rozhovor.

Nevýhody písemné komunikace
Písemný kontakt postrádá všechny výhody osobní komunikace. Nevidíme výraz a gestikulaci protějšku, neslyšíme jeho hlas. Psaní a čtení je v porovnání s rozhovorem a nasloucháním pomalejší a méně efektivní.
Hlavní nevýhodou je jednosměrnost. Pokud příjemce něco špatně pochopí, nejste po ruce, abyste mu to vysvětlili. Navíc nemáte jistotu, jestli si dopis vůbec přečetl. 

Jak usnadnit příjemci čtení
Čtení je komplikovaný proces, který probíhá na třech úrovních.
Adresát musí:
1.      Přečíst jednotlivá slova a uvědomit si jejich význam
2.      Prozkoumat věty a najít v nich ucelené myšlenky
3.      Pochopit celkový smysl sdělení
Právě na těchto třech úrovních je třeba mu pomoci. Dodržujte tyto zásady:
1.      Volte srozumitelná a krátká slova, adresátovi známá.
2.      Tvořte nekomplikované věty.
3.      Věty vhodně strukturujte a slučujte do odstavců. Kratší věty jsou sice srozumitelnější, ale stránka plná krátkých vět působí jako palba z kulometu. Hemží se množstvím různých myšlenek, ale bez vzájemné spojitosti.
Většina lidí píše jednu myšlenku za druhou, jak je napadají, až dojdou k závěru. Písemný projev tím získá plynulost, ale je třeba dbát na přesné a srozumitelné vyjadřování.
·         Nejdřív učiňte tvrzení a potom je zdůvodněte.
·         Snažte se, aby vaše myšlenky na adresáta zapůsobily a upoutaly jeho pozornost. Myšlenku podpořte argumenty.
·         Snažte se dostat ke sdělení co nejrychleji.